Tổ chức sự kiện và kế hoạch tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện bao gồm những công việc như thiết kế, triển khai và kiểm soát các hoạt động trong sự kiện nhằm đạt được hiệu quả cao nhất mà sự kiện đặt ra.
Đặc biệt, việc lên kế hoạch để tổ chức sự kiện là việc tất yếu cho sự thành công của sự kiện. Một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn chạy chương trình thuận lợi, quản lý và phòng ngừa rủi ro tốt nhất. Nhưng làm sao để lên một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, cụ thể và đảm bảo hiệu quả cao thì cần những công việc gì? Hãy cùng Công ty quảng cáo truyền thông Adam tìm hiểu một số nội dung liên quan đến tổ chức sự kiện như sau:
- Xác định mục đích, mục tiêu cho sự kiện
Để tổ chức sự kiện thành công, điều đầu tiên bạn cần làm đó là xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện. Sự kiện được diễn ra để là gì? Đó là câu hỏi mà người tổ chức sự kiện cần phải trả lời. Để giới thiệu, ra mắt sản phẩm hay hướng tới việc truyền một thông điệp xây dựng hình ảnh công ty, doanh nghiệp của bạn, v…v…để có thể lên nội dung tổ chức phù hợp với mục đích, mục tiêu cho sự kiện nhất.
- Xác định đối tượng
Đây là một bước rất quan trọng, là cơ sở để lập ra một kế hoạch hoàn hảo cho sự kiện. Đối tượng của sự kiện có nhiều thành phần khác nhau, bao gồm nhóm đối tượng tham gia và nhóm đối tượng tham dự. Đối tượng tham gia sự kiện có thể là nhân sự cho sự kiện: MC, PG, PB, nhóm nghệ thuật, múa hát, thi công trang trí… Đối tượng tham dự là khách mời, đối tác trong sự kiện. Những nhóm đối tượng này sẽ ảnh hưởng như thế nào tới sự kiện của bạn, bạn cần phải nắm rõ để thông tin, nội dung sự kiện được thực hiện tốt nhất.
- Xây dựng thông điệp sự kiện
Thông điệp là một yếu tố không thể thiếu của bất cứ sự kiện nào. Với bất cứ sự kiện nào thì việc truyền tải thông điệp cũng vô cùng quan trọng, nó là điểm nhấn của sự kiện để các khách mời tham sự của bạn hiểu được sự kiện và có ấn tượng sự kiện.
- Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Bạn cần xác định thời gian nào, địa điểm nào để tổ chức sự kiện một cách hợp lý và hiệu quả nhất để thuận tiện cho khách mời cũng như thuận lợi cho việc truyền tải nội dung.
- Xây dựng chương trình tổ chức
Dựa vào các yếu tố đã xác định ở trên, chương trình tổ chức cần được xây dựng cụ thể với các hạng mục lớn nhỏ như trang trí thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng, MC, hoạt náo, nghệ thuật, trang bị phụ kiện cắt băng, thêm vào đó sẽ có múa lân khai trương, trống hội…để phục vụ hiệu quả cho sự kiện
- Phân tích ngân sách
Ngân sách là một điểm cần được phân tích đặc biệt khi tổ chức sự kiện để vừa có thể tổ chức một sự kiện tốt, gây ấn tượng vừa có thể tiết kiệm được ngân sách, thu chi hợp lý.
Có thể nhận thấy rằng, để tổ chức sự kiện cần lưu ý rất nhiều vấn đề lớn nhỏ khác nhau.
Xem thêm: xây dựng thương hiệu, phát triển thương hiệu, quy trình xây dựng thương hiệu